Зарплатный проект: зачем нужен и как его оформить

Что такое зарплатный проект, для чего он нужен, и как с его помощью облегчить работу бизнеса. Разбираемся в этой статье.

Зарплатный проект — это услуга, предоставляемая банками, которая позволяет автоматизировать процесс выплаты заработной платы сотрудникам. Вместо выдачи наличных или перевода средств на счета работников, компания открывает расчетный счет в банке или при отсутствии расчетного счета специальный счет в банке и перечисляет туда всю сумму выплат, а банк по реестру распределяет их по карточным счетам сотрудников.

Для начала организация должна перечислить в банк необходимую сумму и реестр для распределения денежных средств между счетами сотрудников. В нем бухгалтер указывает данные работников, реквизиты карточного счета и виды выплат. Достаточно внести информацию один раз. Вносить дополнительные данные придется только при найме новых работников и изменениях условий оплаты сотрудников.

Банк формирует платежные поручения и распределяет деньги для каждого работника. Затем он отправляет отчет работодателю о выполненных операциях.

Подключить эту услугу могут ИП и юридические лица, если у них есть хотя бы 1 сотрудник.

Нет, не обязательно — работник имеет полное право на своевременную и полную оплату труда как наличными, так и на карту. Однако сотруднику и руководству нужно договариваться об этом заранее. К примеру, сложно выдавать зарплату наличными сотруднику, который работает удаленно.

Также сотрудник имеет право на смену зарплатного банка. Для этого ему нужно подать заявление за 15 календарных дней до зачисления зарплаты. В этом случае работодатель обязан переводить деньги по новым реквизитам.

При выборе зарплатного банка стоит задуматься о следующих критериях:

• Надежность. Банк должен работать в соответствии с действующим законодательством, находиться в реестре ЦБ РФ и иметь высокий уровень надежности при проведении финансовых операций.
• Стоимость подключения. Подключение может быть как платным, так и бесплатным. Иногда бесплатное подключение подразумевает, что стоимость услуги включена в абонентскую плату или расчетно-кассовое обслуживание.
• Стоимость выпуска и обслуживания карт. Выпуск пластиковых карт должен оплачивать работодатель. Может выйти приличная сумма, если сотрудников много и цена выпуска высока. При этом выпуск карт для работодателя тоже может быть бесплатным. 
• Скорость зачисления зарплаты на счета работников. Банк должен быстро распределять деньги по счетам работников.
• Внедрение системы банка в вашу бухгалтерскую программу. Выгрузка данных в программу упростит работу и сэкономит время бухгалтеру. 
• Личный менеджер. Вопросы решаются легче, если к работодателю прикреплен личный помощник. 
• Бонусы для руководства и персонала. Некоторые тарифы подразумевают бонусы и привилегии, такие как кешбэк, проценты на остаток.
• Дополнительный услуги. Возможность установки корпоративного дизайна карт или их доставка сотрудникам на работу.

1. Обратитесь в выбранном банке в отдел по работе с юридическими лицами и ИП. Чтобы открыть зарплатный проект в Экспобанке, оставьте заявку на сайте.
2. Уточните у менеджера банка условия зарплатного проекта: возможное количество и вид банковских карт, сроки их оформления и условия обслуживания.
3. Подготовьте необходимые документы. Точный перечень документов даст менеджер банка. Они могут иметь различия для разных компаний.
4. Изучите и подпишите договор на обслуживание.
5. Выпустите банковские карты для сотрудников. Некоторые банки выдают карты только в своих отделениях.

Да, вы можете менять кредитную организацию, предоставляющую услуги по ведению зарплатного проекта, неограниченное количество раз. К примеру, условия текущего зарплатного проекта стали для вас неудобны или невыгодны. Тогда вы можете найти зарплатный проект в другом банке, который будет вас устраивать.

Однако важно учитывать, что при смене зарплатного проекта обычно меняют и счет для перевода денежных средств в выбранном банке – нужно будет менять реквизиты и сообщать об этом контрагентам.

Чтобы сменить банк с зарплатным проектом, нужно:

• Расторгнуть договор по зарплатному проекту в одном банке. Для этого нужно отправить заявление за 15 рабочих дней и погасить задолженности перед банком. Уточняйте условия по закрытию зарплатного проекта заранее у своего менеджера.
• Заключить договор в другом банке.

Некоторые банки позволяют подключить зарплатный проект без открытия расчетного счета. Для этого клиенту банка (работодателю) предоставляется специальный банковский счет. Клиент-юридическое лицо или ИП (работодатель) перечисляет денежные средства на корреспондентский счет кредитной организации на указанный специальный банковский счет для зарплатного проекта. При необходимости перечисления зарплатных выплат сотрудникам клиента на карты сторонних банков кредитная организация осуществляет выплаты через свой корреспондентский счет.

Законодательством не запрещено иметь сразу два или более зарплатных проектов. К примеру, работодатель может перевести зарплаты части сотрудников в другой банк или перечислять авансы с одного счета, а зарплаты с другого.

Каждый банк устанавливает свой перечень документов для юридических лиц и ИП. Перед подготовкой документов уточните точный перечень и формы заполнения в банке.

Какие документы могут запросить при оформлении зарплатного проекта для ИП:

• копия паспорта;
• свидетельство о регистрации ИП;
• свидетельство о постановке на учет;
• образец подписи ИП;
• копии лицензий, если они нужны для деятельности ИП.

Какие документы могут запросить у юридического лица:

• устав компании;
• ОГРН, ЕГРЮЛ или свидетельство о постановке на учет;
• приказ о назначении директора; • образец подписи директора;
• копии лицензий, если они нужны для деятельности юрлица.

Список документов в каждом банке свой. Чаще всего они не потребуются, если у работодателя есть расчетный счет в том банке, где он собирается подключить зарплатный проект.

У зарплатных проектов несколько плюсов для сотрудников:

• Скорость выплат. Не нужно долго ждать перечислений на карту или обращаться в кассу компании – средства приходят почти сразу;
• Обслуживание. Часто банки не берут комиссию за обслуживание корпоративных карт, а если плата есть, ее вносит работодатель;
• Специальные условия. Для сотрудников есть особые условия, которых нет для обычных дебетовых карт. Например, льготные условия по кредитам, бонусы от партнеров, кешбэк и процент на остаток.

«Зарплатного рабства» в России нет с 2014 года. Поэтому любой сотрудник может самостоятельно выбрать банк, на счет которого его работодатель будет переводить зарплату.

В Экспобанке можно оформить зарплатный проект. Это позволит:

• уменьшить накладные расходы при выплате заработной платы, по инкассации и хранению денежных средств;
• сократить количество кассовых операций;
• оптимизировать трудозатраты бухгалтерии на выплату заработной платы сотрудникам.

С зарплатным проектом Экспобанка вы можете формировать и отправлять реестры без ограничений в рамках рабочего дня банка, проводить регулярные платежи и переводы в автоматическом режиме, без личного присутствия сотрудников.

Подробнее ознакомиться с правилами и тарифами можно здесь.