Как электронный документооборот помогает бизнесу

Если вы устали от всей бумажной волокиты с документами, то эта статья для вас. Что такое электронный документооборот, как его подключить, и чем может быть полезно приложение для бизнеса Expo-Control, рассказываем в этой статье.

Что такое ЭДО

Преимущества электронного документооборота

Цифровая подпись

Виды ЭДО

Отличия от бумажного документооборота

Как подключить ЭДО?

Приложение Expo Control

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена электронной документацией внутри компании, между организациями и государственными органами. Она включает в себя создание, заверение, отправку, получение, архивирование и повторное использование информации.

Преимущества электронного документооборота

Переход на электронный документооборот существенно облегчает процессы внутри компании, делает их более эффективными и экономичными. Из плюсов перехода на ЭДО:

• Сокращение издержек. ЭДО позволяет снизить затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов.
• Ускорение процессов. Автоматизация процессов согласования и подписания документов сокращает время на их обработку.
• Улучшение взаимодействия с контрагентами. Использование ЭДО упрощает обмен документами с партнерами, что способствует оперативному решению вопросов.
• Оптимизация внутренних процессов. ЭДО позволяет эффективно управлять внутренними документами и обеспечивает их доступность и безопасность.
• Повышение прозрачности и контроля. Система ЭДО дает возможность отслеживать историю изменений документов, что повышает прозрачность процессов и контроль над ними.
• Снижение риска ошибок и потерь документов. Цифровая форма документов минимизирует риск ошибок при ручном вводе данных и потере документов.
• Улучшение безопасности. Шифрование данных и использование электронной подписи обеспечивают высокий уровень защиты информации.
• Возможность интеграции с другими системами. ЭДО может быть интегрирован с другими информационными системами организации, что упрощает управление данными.
• Соответствие требованиям законодательства. Иногда использование ЭДО является обязательным требованием законодательства.

Переход на ЭДО выгоден для крупных организаций с большим объемом документооборота, однако и малые предприятия могут оценить его преимущества, выбрав нужный вариант системы электронного документооборота.

Цифровая подпись

Электронная подпись (ЭП) — ключевой элемент в ЭДО, который обеспечивает юридическую значимость документов в цифровом формате. Технически это файл с уникальным цифровым кодом, который приравнен к подписи на бумаге. Существует три вида ЭП: простая электронная подпись, квалифицированная электронная подпись и неквалифицированная электронная подпись.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) используется для придания документам полной юридической силы без необходимости дополнительных соглашений между сторонами. КЭП обеспечивает защиту от несанкционированного доступа и изменений документа после его отправки. Получить КЭП можно в налоговой или аккредитованных удостоверяющих центрах.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) подходит как для внутреннего документооборота, так и для внешнего. НЭП может использоваться для упрощения внутренних процессов — обмена документами между отделами или сотрудниками.

Выпустить неквалифицированную электронную подпись можно через удостоверяющие центры или приложение на Госуслугах «Госключ».

Простая электронная подпись — как и НЭП, подходит как для внутреннего документооборота, так и для внешнего. Ее использование регулируется соглашением сторон. Она не требует выпуска сертификата ключа проверки электронной подписи.

Виды ЭДО

Электронный документооборот может быть:

• Внутренним — обмен документами внутри организации между сотрудниками и руководством.
• Внешним — обмен с контрагентами документами, которые имеют юридическую значимость. 
• С государственными органами — сдача электронной отчетности в контролирующие ведомства (ФНС, ФСС, ПФР, Росстат).
• Бухгалтерским — связан с учетом и отчетностью.
• Управленческим — охватывает процессы управления проектами, задачами, ресурсами.
• Кадровым — обработка документов, связанных с персоналом.
• Складским — оптимизирует учет складских операций.
• Производственным — охватывает процессы производства.
• Архивным — хранение и доступ к электронным документам.

Каждый из этих видов ЭДО имеет свои особенности и требования. Это важно учитывать при выборе системы электронного документооборота для конкретной организации.

Отличия от бумажного документооборота

Основные отличия ЭДО от бумажного документооборота:

1. Способ создания, передачи и хранения документов. В ЭДО документы передаются и хранятся в цифровом виде, в бумажном документообороте — на физических носителях.
2. Скорость передачи и обработки документов. ЭДО позволяет ускорить обработку документов за счет автоматизации процессов и мгновенной передачи информации.
3. Прозрачность и контроль. ЭДО обеспечивает прозрачность процессов и контроль над ними благодаря возможности отслеживания истории изменений документов.
4. Безопасность. Во многих случаях ЭДО использует шифрование для защиты передаваемых данных, в то время как бумажный документооборот подвержен риску потери или повреждения документов.
5. Затраты. ЭДО снижает затраты на печать, доставку и хранение документов, в то время как бумажный документооборот требует значительных расходов на эти цели.

Выбор между ЭДО и бумажным документооборотом зависит от специфики деятельности организации, требований законодательства и предпочтений пользователей.

Как подключить ЭДО?

Переход на электронный документооборот состоит их нескольких ключевых шагов.

Стоит начать с получения электронной подписи. Руководитель и все сотрудники, которые будут работать с системой ЭДО, должны получить ЭП. Это обеспечит юридическую значимость всех документов.

Далее нужно выбрать оператора ЭДО, который соответствует вашим требованиям и условиям работы. При этом оператором может быть и ваша организация. После выбора оператора заключается договор. Также важно обучить сотрудников работе в системе ЭДО, чтобы они могли эффективно использовать новые инструменты и процессы.

После обучения и настройки системы можно приступать к обмену электронными документами с контрагентами.

При переходе на ЭДО важно также учесть следующие аспекты:

• Архивация и поиск документов: убедитесь, что система ЭДО предлагает удобный способ архивирования и поиска документов.
• Разграничение доступа: определите, какие категории сотрудников будут иметь доступ к системе ЭДО и к каким документам.
• Доработка системы под специфические нужды: если ваша компания имеет специфические требования к документообороту, обсудите возможность доработки системы под ваши нужды.
• Переход на ЭДО может потребовать времени и усилий, но в долгосрочной перспективе он может принести выгоду — сокращение издержек, ускорение процессов и повышение эффективности работы.

Приложение Expo-Control

У Экспобанка есть собственное приложение, которое будет помогать вам управлять денежными средствами организации, просмотром актуальной информации по счетам в режиме онлайн и документооборотом.

Быстро и надежно — управляйте счетами и платежами с любого устройства в любое время

Документы и партнеры — пакетное подписание документов и уведомление ваших партнеров и клиентов

Возможности:

• свободное переключение между компаниями и счетами;
• эффективный контроль поступлений и списаний по всем счетам организации;
• удобный просмотр выписок, текущих остатков по счетам, информации об основных реквизитах платежных документов в любое время и отслеживание исполнения платежей;
• создание платежных поручений, отслеживание статуса платежей;
• бюджетные и налоговые платежи, оплата услуг ЖКХ;
• заявления на открытие, пополнение или возврат депозита;
• оперативное отображение курсов валют для максимальной выгоды при совершении валютных операций.

Для начала работы с приложением необходимо получить логин и пароль у сотрудника Экспобанка. Электронная подпись выдается при оформлении договора дистанционного банковского обслуживания.